Utstyr til ansatte på hjemmekontor: hva bør arbeidsgiver dekke?
Hybridarbeid har gjort utstyrsspørsmålet mer sammensatt enn før. Når ansatte veksler mellom kontoret og hjemmekontoret, må arbeidsplassen fungere begge steder. Da må noen ta stilling til hva bedriften skal dekke, og hvordan utstyret skal fordeles.
Start med hva folk faktisk gjør
Behovet varierer med rollen. En som jobber i flere systemer samtidig, har et annet skjermbehov enn en som stort sett sitter i møter. Før du setter en standardpakke for hele bedriften, er det verdt å kartlegge hvem som jobber med flere vinduer parallelt, og hvor mange dager i uka de sitter hjemme.
Reglene for hva som kan dekkes, og hvordan det skal håndteres regnskapsmessig, bør du avklare med egen regnskapsfører eller HR-ansvarlig. Det varierer fra bedrift til bedrift, og bør ikke bestemmes på generelt grunnlag.
To arbeidsplasser, eller én som flytter seg
I praksis finnes det to modeller. Enten dupliserer du utstyret, slik at skjerm, tastatur og dokking står klart både på kontoret og hjemme. Eller så kjøper du utstyr som følger den ansatte.
Duplisering gir lite friksjon i hverdagen, men dobler antall enheter, og dermed også innkjøp, registrering og support. Bærbar løsning gir færre enheter å holde styr på, men krever at utstyret faktisk er lett nok til å tas med jevnlig.
Når utstyret skal være bærbart
Asuro Double Pro er to 14-tommers skjermer som festes på laptoplokket. Oppløsningen er 1920x1200, lysstyrken 400 cd/m² og kontrasten 1500:1. Vekten er 1,76 kg, den kobles til med én USB-C-kabel, og det er ingen montering. Oppsettet tar rundt 60 sekunder, og det er grunnen til at den kan følge den ansatte mellom lokasjonene i stedet for å stå fast ett sted.
Skjermene bruker omtrent 20 W, og strømgjennomgang gjør at laptopen lades gjennom samme kabel. Vi har beskrevet hvordan den fungerer i praksis hvis du vil se oppsettet før du bestemmer deg.
Ulike maskiner i samme team
De færreste bedrifter har helt lik maskinpark. Noen kjører MacBook, andre Windows, og skjermstørrelsene varierer. Double Pro passer laptoper fra 13,3 til 16 tommer, så samme løsning kan brukes på tvers av maskinene i et team. Det gjør innkjøpet enklere, fordi du slipper å velge variant per ansatt.
Ett forbehold: MacBook med Apple-brikke krever driver, og det samme gjelder enkelte Windows-versjoner. Avklar dette med IT-ansvarlig før utrulling, slik at driveren kan legges inn samtidig med resten av oppsettet. Teknisk støtte har detaljene.
Slik ruller du ut til et team
Start med en liten gruppe, gjerne tre til fem personer med ulike maskiner og ulike arbeidsoppgaver. Da får du testet både driverinstallasjon og faktisk bruk før du bestiller til hele avdelingen.
Bestem samtidig det administrative: hvem som eier utstyret, hva som skjer når noen slutter, og hvor ansatte melder fra hvis noe ikke virker. Det er enklere å avtale før utstyret er ute hos folk enn etterpå.
Bestilling og oppfølging
Bedrifter kjøper på faktura via EHF. Fakturaen sendes samtidig med produktet, og bestillingen følges opp av en egen kontaktperson, noe som er nyttig når flere enheter skal ut samtidig. Levering tar 1–3 virkedager i Norge. Det er 2 års garanti, og support svarer innen én virkedag. På bedriftssidene finner du hvordan bestilling til flere ansatte håndteres.
Oppsummert
Kartlegg behovet per rolle, velg bevisst mellom duplisert og bærbart utstyr, sjekk driverkrav mot maskinparken, og test på en liten gruppe før full utrulling. De økonomiske og arbeidsrettslige sidene tar du med regnskapsfører og HR-ansvarlig.
